Base de conhecimento da IA: retire orientações que perderam validade

Comece pela orientação que pode ter mudado

Imagine um assistente que informa os documentos necessários para solicitar um serviço municipal. A secretaria simplifica a exigência, publica uma nova orientação e entrega o arquivo à equipe técnica. Mesmo assim, uma pergunta continua recebendo a lista antiga. O problema pode estar na seleção dos documentos consultados, em uma cópia esquecida ou em uma resposta armazenada. Trocar o arquivo visível é apenas parte da mudança.

O guia de IA generativa do Governo Digital apresenta a recuperação de informação, conhecida como RAG, como combinação de geração de texto com uma base consultável. Isso ajuda a entender por que manutenção documental e funcionamento do modelo precisam ser examinados separadamente. Disponibilizar uma referência recente não prova que ela será recuperada para a pergunta certa.

Escolha uma alteração concreta e escreva seu efeito esperado: qual resposta deve mudar, para quais situações e a partir de quando. Comece pelas perguntas afetadas, em vez de enviar uma pasta inteira para atualização. O resultado verificável será uma orientação coerente com a referência aprovada, acompanhada dos limites que o atendente precisa conhecer.

Identifique autoridade, versão e período de aplicação

Associe cada documento a uma origem institucional reconhecida, à área responsável e a um identificador estável. Registre a versão, a data de publicação e, quando houver, o início e o fim da vigência. A data em que o arquivo entrou no sistema não substitui nenhuma dessas informações. Um manual recebido hoje pode descrever um procedimento que já foi substituído.

Peça à área responsável que esclareça a relação entre os textos: substituição integral, alteração de uma parte, correção ou orientação complementar. A equipe que mantém a busca não deve deduzir efeitos normativos apenas pelo nome do arquivo. Quando dois textos aparentarem conflito, registre a dúvida e suspenda a resposta automática sobre aquele ponto até obter uma referência autorizada.

A manutenção da Carta de Serviços municipal oferece um vínculo útil com o catálogo que orienta o cidadão. Se a exigência muda, confira quais páginas, manuais e respostas prontas também dependem dela. Uma referência central com responsável reduz a chance de cada canal manter sua própria interpretação da mesma alteração.

Separe conhecimento atual de consulta histórica

Uma norma antiga pode continuar necessária para examinar um processo de período anterior. Por isso, retirar o documento da consulta corrente não equivale a destruí-lo. Diferencie a base ativa do acervo histórico e defina como uma pergunta com recorte temporal será tratada. A política de preservação documental da instituição continua aplicável às versões substituídas.

Em um cenário hipotético, a lista de requisitos vigente para novos pedidos difere daquela aplicável a solicitações já protocoladas. O assistente precisa receber esse contexto ou reconhecer que não dispõe dele. Responder sempre com o texto mais recente pode ser tão inadequado quanto repetir o antigo. A regra de seleção deve considerar serviço, público e período.

Não confie apenas em nomes como final, definitivo ou atualizado. Mantenha relações explícitas entre a versão anterior e a sucessora. Quando um arquivo for consolidado, registre quais materiais deixaram de ser referência ativa. Isso permite investigar uma resposta sem tentar reconstruir decisões a partir da ordem em que documentos aparecem na pasta.

Percorra todos os lugares onde a informação pode permanecer

Peça à equipe técnica um mapa do caminho de publicação: armazenamento do arquivo, extração do texto, divisão em trechos, índice de busca e mecanismos de reutilização de respostas. Confirme quais etapas exigem reconstrução ou invalidação. Não suponha que excluir o documento de uma pasta também elimina trechos já processados em outro componente.

Inclua anexos, versões copiadas e orientações derivadas. Um guia interno pode reproduzir a exigência retirada e continuar sendo consultado. Procure a informação pelo seu significado e por expressões características, respeitando permissões. A conferência de texto extraído por OCR ajuda quando o documento atualizado contém páginas digitalizadas ou tabelas que mudaram.

O roteiro técnico deve prever recuperação em caso de falha sem reativar conteúdo indevido. Se a atualização de um índice parar pela metade, o serviço precisa saber qual versão está disponível. Registre o estado real e mantenha atendimento humano para a orientação afetada, em vez de apresentar a operação como concluída porque o envio do arquivo terminou.

Teste perguntas que revelam a versão usada

Prepare perguntas cujo resultado diferencie claramente a orientação antiga da nova. Inclua o nome usual do serviço, termos que o cidadão utiliza e uma situação que não mudou. Para cada pergunta, registre a resposta esperada e o documento que sustenta essa expectativa. Evite um teste que apenas peça ao assistente para confirmar que foi atualizado.

Confira primeiro os trechos recuperados e depois a resposta produzida. Se a recuperação traz o arquivo antigo, reescrever a instrução do modelo pode ocultar o defeito sem resolvê-lo. Se os trechos estão corretos, examine se a geração preserva condições e exceções. A equipe precisa localizar em qual etapa a divergência aparece para escolher uma correção proporcional.

Teste também a consulta histórica e a pergunta sem informação suficiente sobre o período. O resultado adequado pode ser pedir esclarecimento ou encaminhar ao atendimento responsável. Não considere a resposta satisfatória apenas porque está bem escrita. Guarde exemplos efetivamente executados, com data e versão da base, para comparar o comportamento antes e depois da mudança.

Confira permissões e retirada em conjunto

A inclusão de um documento atualizado pode alterar seu público. Uma orientação antes interna pode ganhar versão pública, ou um anexo pode receber restrição. Reavalie o acesso em vez de copiar automaticamente as permissões anteriores. O guia sobre controle de acesso na busca com IA detalha a conferência de usuários autorizados e não autorizados.

Procure combinações perigosas: o documento foi removido da busca, mas seu resumo continua disponível; o trecho foi atualizado, mas uma resposta compartilhada conserva informação restrita. Defina o alcance da retirada e quem confirma seu efeito. O registro da manutenção não precisa reproduzir o conteúdo sensível para demonstrar qual versão foi tratada.

Quando for encontrado um uso anterior de orientação incorreta, avalie alcance e providências com a área responsável pelo serviço. Diferencie corrigir a base de corrigir os efeitos de uma resposta já utilizada. Uma atualização técnica pode impedir novas ocorrências, mas não resolve sozinha um atendimento que precisa ser revisto ou uma comunicação que deve ser retificada.

Atribua manutenção aos eventos da operação

Conecte a revisão da base a mudanças de regras, publicação de manuais, alteração de canais e encerramento de serviços. Defina quem comunica, quem avalia o impacto e quem verifica o resultado. Uma revisão periódica continua útil, mas não deve ser a única forma de descobrir que uma orientação mudou entre duas datas de conferência.

O Núcleo de IA do Governo Digital reúne guias, capacitações e instrumentos para adoção responsável no Executivo Federal. O framework de impacto ético também prevê revisão ao longo do desenvolvimento e monitoramento. Na rotina documental, esse cuidado se traduz em responsáveis claros e reavaliação quando uma mudança afeta as pessoas atendidas, respeitado o contexto de cada instituição.

A ficha de manutenção pode conter motivo, materiais afetados, aprovação, versão ativa, perguntas de teste, pendências e responsável pela próxima ação. Use informação suficiente para reconstruir o procedimento. Não crie um cadastro extenso que ninguém atualiza, nem dependa de uma conversa privada para saber por que um documento deixou de ser consultado.

Encerre com evidência da orientação vigente

Antes de concluir, peça à área usuária que execute uma tarefa realista no ambiente autorizado de teste. Ela deve reconhecer a resposta atual, localizar a referência e perceber quando há necessidade de revisão humana. Registre divergências ainda abertas. A aceitação da manutenção deve se apoiar nesse comportamento observado, além da confirmação técnica de processamento.

Acompanhe por um período definido as perguntas relacionadas à mudança. Observe respostas que citam requisitos antigos, recusas excessivas e encaminhamentos desnecessários. Isso ajuda a detectar cópias que escaparam da primeira revisão. Não transforme ausência de reclamação em prova de atualização: algumas pessoas podem seguir uma instrução incorreta sem informar que encontraram dificuldade.

A capacidade de inteligência artificial e agentes precisa estar ligada a conhecimento institucional que possa ser mantido. A entrega deste roteiro é concreta: a equipe sabe qual referência está ativa, consegue demonstrar sua retirada quando necessário e preserva o histórico apropriado. A confiabilidade depende dessa rotina depois do lançamento do assistente.

Perguntas frequentes